Bos Birokrasi

Kemarin, karena satu dan lain hal, saya jadi harus menemani saudara untuk mengurus kehilangan STNK di Samsat. Harus berurusan dengan birokrasi, melengkapi banyak dokumen, melewati banyak meja, menunggu antrian, menunggu petugas, ke sana, ke mari, repot deh pokoknya.

Semua orang pasti enggan berurusan dengan birokrasi, well kecuali para makelar sih, karena itu memang dari sana mereka mendapat uang. Tapi karena saya cuma orang biasa dan bukan makelar, jadilah saya termasuk orang yang tidak suka berurusan dengan birokrasi, sama seperti anda-anda para pembaca.

Dulu saat masih anak-anak, semua urusan birokrasi pasti di-handle oleh orang tua sehingga saya sama sekali tidak perlu ikut campur, enak. Saat sudah SMA mulailah harus mengurus semuanya sendiri, terlebih masalah birokrasi sekolah. Dan itu amat sangat tidak menyenangkan. Petugas TU di sekolah saya waktu itu tidak ramah.  Tampangnya kecut, kalau kita butuh dokumen apa-apa dia selalu memasang tampang “…ngerepotin banget sih.” Sejak saat itu saya jadi sebal jika harus berurusan dengan birokrasi dan dokumen-dokumen.

Masuk kuliah, semakin banyak birokrasi yang harus diurus. Ketika sudah bekerja apalagi, saya harus berursan dengan banyak birokrasi dimana-mana. Melelahkan sekali …

Tapi dengan benyaknya pengalaman berurusan dengan birokrasi, saya jadi bisa mengembangkan teknik agar mengurus birokrasi menjadi menyenangkan, ehm.. bukan menjadi menyenangkan sih, lebih tepatnya agar mengurus birokrasi menjadi tidak menyebalkan.

Ada tiga teknik sederhana yang bisa membuat urusan birokrasi anda menjadi tidak menyebalkan. Ini berdasarkan pengalaman saya yah, jadi kalau ternyata cara ini tidak berguna untuk anda, ya sudah, hahaha…

Teknik yang pertama, teknik pertama ini adalah teknik yang paling penting: Anda harus memahami bahwa kita pengurus birokrasi adalah customer, sedangkan para petugas birokrasi adalah customer service. Artinya para petugas itu dibayar untuk memberikan pelayanan pada kita. Kita adalah kliennya, mereka adalah pelayannya, atau dengan sedikit mengganti diksi, kita adalah tuannya sedangkan mereka adalah pelayannya.

Memahami hal ini adalah hal yang sangat penting, karena tidak enaknya mengurus birokrasi seringkali disebabkan karena kita merasa terintimidasi dengan para petugasnya, kita merasa seperti rakyat jelata yang sedang menemui raja untuk diperintah ini dan itu alias kita disuruh mengurusi dokumen ini dan itu. Mentalitas ini terbalik. Kita adalah tuannya yang berhak memerintah mereka untuk memberika pelayanan, dalam batasan tertentu pastinya. Dengan memahami hal ini, maka pastikan anda datang mengurus birokrasi sebagai tuan dan anggaplah para petugas itu para pelayan yang akan melayani anda. Well, pada kenyataannya mereka memang dibayar untuk melayani kita kan?

Dengan memiliki mindset seperti ini, kita akan jadi tegas dan berwibawa saat berurusan dengan para petugas birokrasi. Perintah-perintah kita pada mereka akan bisa memberi impact. Show them who is the boss. Mindset ini membuat kita menjadi seperti memancarkan aura khusus, like a boss, membuat attitude kita lebih berwibawa dan menjadikan cara bicara kita lebih tegas. Pengalaman saya, dengan menerapkan ini biasanya para petugas menjadi sadar bahwa mereka adalah customer service yang bertugas untuk melayani sehingga pelayanan yang mereka berikan lebih baik dan lebih sopan dibandingkan biasanya. Jadi ingat, di dalam kepala anda harus tergambar dengan jelas siapa bos dan siapa pelayan, bersikaplah sebagaimana bos bersikap pada pelayannya.

Teknik pertama ini memang terdengar klise, tapi it works. Tidak percaya? buktikan sendiri deh. Tapi ingat ya, jadilah bos yang baik, bos yang ramah dan sopan tanpa meninggalkan ketegasan dan wibawa.

Teknik kedua adalah: tanyakan ke bagian informasi detail prosedur birokrasi dan dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan. Di tempat kita, informasi mengenai prosedur ini seringkali berbeda dari satu tempat ke tempat lain, sering juga beda dari waktu ke waktu. Memang kadang ada yang memajang informasi prosedur ini di internet, tapi seringkali informasi ini tidak akurat.

Saya biasanya browsing dulu prosedur pengurusan, kalau ada, maka saya akan pelajari dulu. Kemudian saya akan tetap menuju ke bagian informasi untuk bertanya DETAIL prosedurnya. Benar-benar detail. DETAIL. Jangan sisakan satu keraguan-pun, tanyakan detail, jangan sungkan untuk merepotkan petugas informasi, ingan kita adalah bosnya dan mereka bagian informasi dibayar untuk memberikan informasi pada kita. Saya sering sekali menjumpai orang-orang yang sungkan tanya detail prosedur, kemudian mereka meraba-raba sendiri, dan berujung dokumen yang disiapkannya keliru atau tidak lengkap sehingga akhirnya ditolak dan harus ulang mengurus lagi, hancurlah jadwal yang telah disusun gara-gara ini. Menyebalkan kan?

Teknik ketiga adalah ucapkan terima kasih saat anda telah selesai dilayani oleh seorang petugas. Senyum dan ucapkanlah terima kasih. Kita harus menjadi customer yang tahu terima kasih dan bisa mengapresiasi. Ucapan terima kasih bisa menjalin keakraban antara kita dan petugas. Saat nanti harus berurusan dengan dia lagi maka urusan akan menjadi lebih mudah. Dan ingat, para customer service itu adalah manusia sama seperti kita, punya hati dan perasaan.

Saran saya , saat telah selesai mengurus sesuatu dengan seorang petugas, hapus image petugas tersebut sebagai customer service di kepala kita. Gantilah dengan image-nya sebagai manusia biasa dan sebagai seorang yang telah berjasa membantu kita, dengan begitu, ucapan terima kasih kita akan menjadi ribuan kali lebih tulus dan lebih mengena di hati mereka 🙂

Tiga teknik itu yang saya kembangkan untuk membuat urusan birokrasi menjadi tidak menyebalkan. Memang teknik-teknik ini lebih berfokus pada mindset kita, tapi jangan sekali-sekali meremehkan mindset karena mindset bisa sangat berpengaruh pada perasaan dan perilaku kita. Semoga berguna. Dan silahkan diterapkan nanti saat anda berurusan dengan birokrasi.

Kalau anda para pembaca punya trik yang lain, bolehlah dibagi juga.

5 thoughts on “Bos Birokrasi

  1. Saya paling benci banget dengan birokrasi yg jlimet…biasanya ngurus tetek bengek yg berhubungan dengan kantor pemerintahan….saya pernah komplain langsung kekepala kadis di sebuah intstitusi capil karena prosedur yg tidak tepat.

    Tapi itu dulu…sekarang masih…😂😂😂

    Tekniknya bagus,…

    Tambhan dari saya, berpakaian lah yg rapi & berbicara yg baik. Biasanya para petugas khususnya di kantor pemerintahan dari mulai desa sampai atas, mereka akan segan tuk berbuat semena2 atau anggap enteng setelah melihat pakaian kita dan sikap kita.

    👍✌

    Liked by 1 person

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s